Buka hari & tutup hari
Pagi mau mulai operasional, atau sore mau menutup buku hari ini? Buka dan tutup hari dari layar Periode & tutup buku.
Setiap cabang punya hari operasional: dibuka pagi, ditutup setelah semua nota hari itu tuntas. Ini berlaku bila closing harian wajib menyala (bawaan). PT yang mematikannya tidak membuka dan menutup hari — cukup Tutup Bulan di akhir bulan; lihat Atur closing harian. Saat hari ditutup, ringkasan hari itu disimpan, kurs dan potret stok valas dikunci, dan transaksi bertanggal itu tidak bisa dicatat lagi. Buku besarnya tetap satu untuk seluruh PT — yang dibuka dan ditutup hanya hari kerja cabang yang sedang aktif.
Langkah
- Buka layar Periode & tutup buku
Klik Periode & tutup buku di menu kiri. Status hari ini juga tampil di bilah atas (misalnya Periode 28/09 belum dibuka) — klik tulisan itu untuk langsung ke layar ini.
- Pagi hari: klik Buka hari
Kotak Status hari ini menunjukkan status tanggal hari ini. Kalau tertulis Belum dibuka, klik Buka hari. Sistem mencatat kapan dan oleh siapa hari dimulai.
Transaksi tetap bisa dicatat walau hari belum dibuka. Tetapi hari yang belum dibuka tidak bisa ditutup, jadi biasakan membukanya di awal hari.
- Sore hari: bereskan nota yang tertunda
Di kotak Penutupan harian, tab Nota tertunda berisi nota tanggal itu yang belum dibukukan atau dibatalkan. Setiap baris menyebut siapa yang ditunggu — kasir, gatekeeper, manager, atau akuntan — dan tautan ke antriannya. Hari baru bisa ditutup setelah daftar ini kosong.
Nota-nota itu dibuat orang lain? Klik Ingatkan pembuat nota — setiap pembuatnya menerima notifikasi berisi jumlah notanya yang belum tuntas.
Tab Verifikasi transfer dan Konversi kredit di sebelahnya membantu membereskan transfer yang belum dicocokkan dan pembayaran yang belum diterima.
- Buka tab Tutup hari dan baca daftar periksanya
Tab Tutup hari menjalankan daftar periksa — pemeriksaan yang sama dengan yang dijalankan server saat hari ditutup. Butir bertanda ✓ sudah beres. Butir Menghalangi harus dibereskan dulu, lengkap dengan langkah dan tautan ke layarnya. Butir Peringatan tidak menahan penutupan, tetapi baca dulu.
Setelah membereskan sesuatu, klik Periksa ulang.
- Klik Tutup hari
Kalau daftar periksa menyatakan Siap ditutup, klik Tutup hari. Panel konfirmasi menjelaskan apa yang terjadi: ringkasan disimpan, kurs dikunci, stok dipotret, transaksi tanggal itu ditolak, dan hari berikutnya dibuka. Klik Ya, tutup hari untuk menyelesaikan.
Selama masih ada penghalang, tombol ini abu-abu dan tulisan di sebelahnya menyebut apa yang harus dibereskan — seperti di gambar: masih ada nota yang belum dibukukan, dan hari ini belum dibuka.
Ada hari lalu yang belum ditutup?
Kotak kuning … hari lalu belum ditutup akan muncul. Hari harus ditutup berurutan, mulai dari yang terlama. Pilih tanggalnya di deretan tanggal di kepala kotak Penutupan harian, lalu ikuti langkah di atas. Kalau banyak, pakai Tutup beberapa hari sekaligus di tab Tutup hari.
Salah tutup?
Pemegang izin Membuka kembali hari/bulan bisa membuka lagi hari yang sudah ditutup di bagian Buka kembali di bawah layar ini. Alasannya wajib dan tercatat di jejak audit. Riwayat semua penutupan ada di Riwayat penutupan.