Setup pertama: saldo awal kas, bank & kurs penutupan
Baru mulai memakai KupvaKu? Catat uang tunai rupiah tiap cabang, saldo tiap rekening bank, dan kurs tengah akhir bulan lalu — sekali saja — supaya neraca hari pertama benar dan LKPBU bulan pertama valid.
Sebelum transaksi pertama, catat dulu apa yang sudah dimiliki PT: uang tunai rupiah di setiap cabang, saldo setiap rekening bank, stok valas beserta harga pokoknya, dan kurs tengah akhir bulan lalu. Semuanya ada di satu layar, Setup pertama, dengan empat bagian berurutan.
Yang perlu diketahui sebelum mulai:
- Semua saldo awal bertanggal 1 bulan berjalan dan langsung dibukukan. Pasangannya Modal awal (akun 3100) terbentuk otomatis — modal tidak perlu diisi sendiri.
- Setiap saldo awal hanya bisa diisi sekali per cabang atau per rekening. Kalau ternyata salah, koreksinya lewat transaksi yang tercatat (lihat di bawah), bukan diisi ulang.
- Stok valas diisi lewat file Excel — caranya di Isi saldo awal valas dari Excel.
Langkah
- Mulai dari kartu Penyiapan PT di dashboard
Selama setup belum selesai, dashboard admin menampilkan kartu Penyiapan PT: daftar langkah yang belum beres, alasan tiap langkah perlu, dan keadaannya sekarang. Klik Saldo Awal Kas & Rekening untuk langsung ke bagiannya.
- Kurs penutupan bulan lalu ada di kartu yang sama
Langkah ini baru selesai kalau setiap mata uang yang punya saldo awal valas sudah punya kurs penutupannya. Kartu hilang sendiri begitu semua langkah selesai.
- Atau buka Setup pertama dari menu
Klik Setup pertama di menu kiri, kelompok Pengaturan. Kotak paling atas menunjukkan empat bagiannya dan berapa yang sudah selesai.
- Pilih bagian Kas rupiah
Bagian ini berisi satu baris per cabang. Hitung uang tunai rupiah di laci kasir dan brankas cabang itu sebelum hari pertama dimulai. Valas tunai tidak diisi di sini — lembar valas adalah stok dan masuk lewat bagian Stok valas.
- Klik Isi saldo awal di cabangnya
Tombol ini hanya ada untuk cabang yang belum diisi. Cabang yang sudah diisi berstatus Sudah diisi dan menampilkan jumlahnya.
- Ketik jumlahnya
Ketik jumlah uang tunai rupiahnya, misalnya 50.000.000. Cabang yang memang tidak menyimpan uang tunai boleh diisi 0 — itu tanda saldonya memang kosong.
- Periksa jurnal yang akan tercatat
Kotak bergaris putus-putus menunjukkan jurnalnya sebelum disimpan: Debit 1101 Kas IDR (harta PT bertambah) dan Kredit 3100 Modal Disetor (modal awal pemilik), bertanggal 1 bulan ini.
- Klik Catat saldo awal
Setelah dicatat, baris cabangnya berubah menjadi Sudah diisi. Ulangi untuk setiap cabang.
- Isi saldo setiap rekening bank
Pilih bagian Rekening bank. Setiap rekening yang terdaftar di Rekening bank muncul di sini. Klik Isi saldo awal, ketik saldonya sesuai rekening koran per tanggal 1, lalu Catat saldo awal — sama seperti kas. Jurnalnya mendebit sub-akun rekening itu (misalnya 1201-…) dan mengkredit Modal awal.
Rekening valas diisi dalam mata uangnya (misalnya USD 2.500) dan dinilai dengan kurs tengah akhir bulan lalu — kurs penutupan yang Anda isi di bagian Kurs penutupan. Belum diisi? Dipakai kurs tengah papan kurs hari ini. Jadi paling rapi: isi kurs penutupan dulu. Rekening yang sejak dibuat sudah punya saldo awal langsung berstatus Sudah diisi.
- Pilih bagian Kurs penutupan bulan lalu
Laporan LKPBU ke Bank Indonesia menilai saldo awal valas setiap bulan dengan kurs tengah akhir bulan sebelumnya. Di bulan pertama memakai KupvaKu, papan kurs bulan lalu belum ada — dan papan kurs tidak bisa diisi mundur. Di sinilah satu-satunya tempat mengisinya.
- Isi kurs tengah setiap mata uang yang ditandai
Mata uang yang punya saldo awal valas ada di atas, bertanda Dibutuhkan LKPBU. Isi kurs tengah yang Anda pakai di hari terakhir bulan lalu (atau kurs tengah BI/JISDOR tanggal itu). Satuannya sama dengan papan kurs: JPY dan KRW per 100 unit. Kolom paling kanan langsung menghitung saldo awal rupiah yang akan tampil di LKPBU.
Kurs yang jauh dari papan kurs terakhir diberi catatan periksa satuannya — biasanya yen yang diketik per 1 padahal papan per 100.
- Klik Simpan kurs penutupan
Semua kurs di layar disimpan bersamaan: kalau satu isian salah, tidak ada yang tersimpan. Selama PT belum punya nota di atau sebelum tanggal itu, kurs ini masih boleh diubah. Kurs penutupan tidak masuk papan kurs — kasir tetap mengisi kurs beli dan jual setiap hari.
Saldo awal ternyata salah?
Saldo awal tidak bisa diisi ulang, karena mengisinya lagi berarti kas dan modal awal tercatat dua kali. Koreksinya:
- Selisih uang tunai atau rekening — catat lewat Tarik / setor kas (misalnya Setor modal atau Tarik modal), supaya tercatat siapa, kapan, dan alasannya.
- Salah akun atau salah jumlah besar — minta akuntan membuat jurnal manual.
- Stok valas — pakai penyesuaian stok, jangan impor ulang.
Tombolnya tidak ada atau tertolak?
- Hari 1 sudah ditutup — begitu hari tanggal 1 ditutup, saldo awal tidak bisa lagi dicatat di tanggal itu. Catat uangnya lewat Setor modal.
- Isi dulu kurs … — rekening valas butuh kurs tengah (kurs penutupan bulan lalu atau papan kurs hari ini) untuk nilai rupiahnya.
- Kurs penutupan sudah terkunci — sudah ada nota bertanggal akhir bulan itu atau sebelumnya, atau bulan/harinya sudah ditutup. Riwayat yang sudah bisa dilaporkan tidak boleh berubah diam-diam; sesudah itu kurs akhir bulan diambil dari papan kurs.