Nota salah? Batalkan lalu buat ulang
Nota sudah terkirim tapi isinya salah, atau nasabah berubah pikiran? Pemegang izin void membatalkannya dan membuat ulang dari data yang sama tanpa mengetik dari awal.
Nota yang sudah dikirim ke kasir tidak bisa diedit langsung. Cara memperbaikinya: batalkan (void) nota itu, lalu buat nota baru. Supaya tidak mengetik ulang, KupvaKu bisa membuatkan draft baru dengan data yang sama — tinggal membetulkan bagian yang salah.
Membatalkan butuh izin Membatalkan (void) nota. Bawaannya dipegang manajer (dan pemilik), bukan teller: pembuat nota sebaiknya tidak membatalkan notanya sendiri, karena nota yang sudah terbukukan pun bisa dihilangkan lewat void. Teller: minta manajer membatalkannya dan sebutkan apa yang salah. Di outlet yang dijalankan satu orang, peran Petugas tunggal memegang izin ini — lihat Outlet satu orang.
Langkah
- Buka notanya
Cari notanya di Daftar transaksi, lalu klik nomornya. Lihat Cari dan buka nota.
- Klik Batalkan (void)
Tombol merah Batalkan (void) ada di kanan atas. Laci pembatalan terbuka di kanan layar.
- Tulis alasannya
Tulis kenapa nota ini dibatalkan, minimal 5 huruf. Alasan ini tercatat selamanya dan dibaca auditor, jadi tulis dengan jelas.
- Centang "Buat draft baru dengan data yang sama"
Dengan centang ini, nasabah, sumber dana, tujuan, valas, dan pembayarannya disalin ke draft baru.
- Klik Batalkan & buat ulang
Setelah dicentang, tulisan tombol merahnya menjadi Batalkan & buat ulang. Nota lama berubah menjadi Batal dan keluar dari antrean kasir. Pesanan stoknya dilepas. Draft barunya langsung terbuka di form Jual / beli valas — betulkan yang salah, lalu klik Simpan & submit (F9).
- Sudah terlanjur batal? Klik Duplikat sebagai draft
Kalau notanya sudah dibatalkan tanpa centang tadi, buka nota yang batal itu dan klik Duplikat sebagai draft. Hasilnya sama: draft baru terbuka di form, siap diperbaiki.
Perlu diingat
- Void tidak bisa dibatalkan. Pastikan nota yang Anda buka memang nota yang salah — cocokkan nomor dan nama nasabahnya.
- Kalau kasir sudah menyerahkan valas atau menerima uangnya, bicarakan dulu dengan kasir sebelum membatalkan. Uang dan valas di laci harus dikembalikan sesuai nota yang batal.
- Membatalkan nota yang sudah Lunas atau Terbukukan ikut membalik stok dan pembukuannya. Beri tahu akuntan setiap kali Anda melakukannya.
- Tombol Batalkan (void) abu-abu? Arahkan mouse ke tombolnya untuk membaca alasannya — biasanya peran Anda belum punya izin membatalkan nota. Minta atasan atau admin.